Як виконувати всі поставлені завдання в робочий час
Хоча і дуже хочеться, але все встигнути неможливо. Та й не варто прагнути. Важливо розуміти, що з того, що ви робите, веде вас до ваших цілей (особистим або корпоративним). Маючи 8 годин на день і виконуючи свої завдання ви, так чи інакше, працюєте на досягненням цілей компанії. Все, що ви робите, так чи інакше, рухає вашу компанію або гальмує рух, якщо не робите. І при цьому, працюючи і отримуючи за це гроші, звичайно, ви хочете реалізувати свої особисті цілі. Тому ви постійно і зайняті чимось.
Але час, як і будь-який інший ресурс, обмежена. Ви не можете додати на добу ще кілька годин, щоб встигнути доробити справи, точно так само і не зможете повернути час назад. І тому давайте спочатку розберемося з причинами, через які ви не встигаєте виконати заплановане в термін.
Але якщо керівник розуміє ситуацію і нічого зробити з нею не може (розводить руками, або не хоче розуміти), то можу сказати, що вам не пощастило з керівником .... Але з іншого боку - а керівнику з вами пощастило?
Якщо ви не можете впоратися з завданнями, тому що витрачаєте час на перекури, кава / чай, неробочі дзвінки та інші відволікання, то це друга причина, чому ви не встигаєте.
І вам в першу чергу потрібно працювати над собою і вчитися правильно розпоряджатися часом. Що ж означає правильно розпоряджатися часом? Це вміння, навчившись якому ви гармонійно розподіляєте час на протязі свого дня, враховуючи всі чинники впливу.
У даній статті я можу дати тільки деякі рекомендації, дотримуючись яких ви зможете структурувати свій робочий день і встигати більше.
Правило №1: перед початком робочого дня випишіть всі завдання і поставте плановане час виконання. Так ви вже попередньо зможете побачити, встигаєте зробити все задумане чи ні. І, проставляючи час, важливо не займатися самообманом і ставити реальні терміни і намагатися їх дотримуватися протягом усього дня. Тобто, якщо ви запланували час на написання статті 1 годину, то по закінченню цього часу ви повинні приступити до наступної задачі. І, якщо цього часу недостатньо було, то потрібно розставити пріоритети і зрозуміти, що важливіше - стаття або інше завдання.
Правило №2: навчитеся розставляти пріоритети. Це дуже важливий критерій у визначенні важливості завдання на даний момент. І потрібно розуміти, що, якщо певна задача не важлива зараз, то через деякий час вона може перетворитися на важливу.
Визначення пріоритетів - це оптимальна розстановка завдань в часі.
Правило №3: плануйте форс-мажори. Вони були, є і будуть! Про це не можна забувати! І, якщо ви не будете їх планувати, ви постійно будете до них не готові, і вони будуть заставати вас зненацька. Фахівці рекомендують відводити 20-25% часу на форс-мажори. Тобто 1,5-2 години робочого часу у вас в плані не повинно бути зайнято нічим. Якщо форс-мажорів не сталося, повірте, ви завжди знайдете, чим зайнятися. Але не варто себе свідомо ставити в роль того, хто програв і планувати день без урахування форс-мажорів.
Врахуйте хоча б одне з цих правил, і ваш день стане більш ефективним!
